Contraloría halla graves debilidades en Agencia de Protección de Datos

(CRHoy.com) -La Contraloría General de la República (CGR) detectó graves debilidades en la gestión y funcionamiento de la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (Prodhab), una entidad adscrita al Ministerio de Justicia y Paz, y que ha recibido múltiples cuestionamientos.

Así lo reveló una auditoría de carácter especial del pasado 16 de setiembre cuyos resultados fueron expuestos por la jerarca de la entidad fiscalizadora, Marta Acosta, a los diputados de la Comisión de Ciencia, Tecnología y Educación.

La Contralora General de la República recordó que en virtud de la relevancia que representa el tema de tratamiento de los datos personales de los habitantes en la actualidad, el Estado tiene la obligación de adoptar medidas tendientes a la correcta gestión y aplicación de la legislación atinente en la materia por parte de la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes.

De los resultados obtenidos de la auditoría, se concluye que la Prodhab no cumple con los aspectos básicos de capacidad de gestión institucional en las prácticas revisadas de las dimensiones de estrategia y estructura, y procesos e información.

Según el informe, la auditoría tuvo como propósito determinar si los aspectos básicos de capacidad de gestión institucional en la Prodhab cumplen significativamente con el marco normativo y las buenas prácticas aplicables. El período evaluado comprendió entre el 1 de enero de 2019 y el 30 de junio de 2022.

Cuatro hallazgos

Los hallazgos más relevantes que encontró la CGR fueron los siguientes:

• Se determinaron debilidades relacionadas con la formulación e implementación de una planificación estratégica  y operativa en la Prodhab, que considere la valoración de riesgos institucionales y que promueva la definición de su valor público y la identificación de las partes interesadas que tienen injerencia en la acción institucional. Además, que contribuyan a orientar a la Prodhab a una gestión coordinada con otras instituciones con fines compartidos, de manera que se logre alcanzar esos propósitos con mayor calidad y eficiencia.
• Se hallaron debilidades en la estructura organizacional. Carece de mecanismos que permitan su evaluación periódica y el alineamiento con la estrategia institucional para asegurar que la ejecución de las labores propicien el cumplimiento de las atribuciones de la Agencia.
• Ausencia de definición de los procesos estratégicos, sustantivos y de apoyo, así como de los procedimientos necesarios para la ejecución de los mismos, que contribuyan al cumplimiento de los objetivos institucionales enfocados en la generación de valor público.
• Existe una carencia de acciones orientadas hacia la gestión de la información. La institución no dispone de mecanismos establecidos para el manejo de información física y electrónica de los diferentes procesos que la orienten a la realización de respaldos, custodia de archivos y la rendición de cuentas, que permitan la seguridad y la calidad de la información de la gestión de la Prodhab.

Disposiciones

A raíz de los resultados de la auditoría, la Contraloría emitió, entre otras, las siguientes disposiciones de acatamiento obligatorio para la Prodhab y el Ministerio de Justicia y Paz:

• Definir e implementar un mecanismo de coordinación entre las autoridades del Ministerio de Justicia y Paz y la Prodhab para convenir las acciones de colaboración por parte del ente ministerial que coadyuven en el cumplimiento de las disposiciones.
• Elaborar, formalizar, divulgar e implementar, con la participación activa de las unidades y funcionarios competentes, el Sistema Específico de Valoración de Riesgos Institucional (Sevri) que incluya las actividades de las diferentes unidades institucionales.
• Elaborar, formalizar y divulgar el procedimiento para la formulación del plan estratégico de acuerdo con los lineamientos de orientaciones básicas para la formulación y seguimiento del plan estratégico institucional, que le permitan el cumplimiento de sus funciones, objetivos y resultados.
• Elaborar, formalizar, divulgar e implementar una política para la gestión de la información que permita regular la gestión de la documentación institucional, el manejo, la custodia, la accesibilidad, la confidencialidad (cuando corresponda), la transparencia y la rendición de cuentas de los datos (seguridad y calidad de la información) de los diferentes procesos de la gestión institucional.

Importancia

En el documento, la entidad fiscalizadora recuerda que los datos de los habitantes forman parte de su derecho constitucional a la intimidad y la autodeterminación informativa.

También señala que la Prodhab es la institución orientada a garantizar a cualquier persona, independientemente de su nacionalidad, residencia o domicilio, el respeto a sus derechos fundamentales, concretamente, su derecho a la autodeterminación informativa en relación con su vida o actividad privada y demás derechos de la personalidad, así como la defensa de su libertad e igualdad con respecto al tratamiento automatizado o manual de los datos correspondientes a su persona o bienes.

Para la ejecución de sus labores, es fundamental que la institución cuente con aspectos básicos de gestión como parte de su quehacer institucional, que permitan orientar sus acciones hacia la implementación de una planificación estratégica, fundamentada en el desarrollo de procesos institucionales para la consecución de productos y servicios que generen valor público y un mayor impacto sobre la ciudadanía, fomentando la participación ciudadana y, de esta forma, se contribuya a alcanzar los objetivos institucionales y nacionales.

La contralora sostuvo que se debe hacer un cambio interno en la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes y reiteró que se emitieron las directrices para poner en orden a la institución.

Manifestó que se necesita un ente rector que direccione las políticas y sugirió a los diputados dar seguimiento a través del control político.