₡236 millones: Información en hojas de Excel genera confusiones, atrasos y posibles pagos de más en el MEP

(CRHoy.com). – En 2020, algunos centros educativos de secundaria remitieron información referente a los reportes de matrícula en hojas de cálculo de Excel. Dicho material fue entregado en su mayoría de forma tardía e incluso en varias versiones, ocasionando que se presenten ceses de nombramientos y disminuciones de lecciones, lo que conlleva a la generación de posibles sumas giradas de más en el Ministerio de Educación Pública (MEP).

Esto es parte de las conclusiones de un reciente informe de situaciones de control interno identificadas en la auditoría financiera sobre la ejecución presupuestaria del MEP, elaborado por la Contraloría General de la República.

Según el informe, cada año el MEP emite una circular con el objetivo de definir los plazos de entrega de los cuadros de situación real de matrícula, así como remitir el procedimiento y las disposiciones de cumplimiento obligatorio para la recepción de las hojas de cálculo, para realizar los nombramientos requeridos por cada centro educativo.

Sin embargo para el ciclo lectivo 2020, el 79,4% de esas instituciones (617 centros educativos) presentaron su primera versión en una fecha posterior al plazo límite establecido en la circular.

Asimismo, el 38,3% de colegios (298 centros educativos) presentaron más de una versión de la hoja de cálculo. Los errores en la confección de las hojas de cálculo, ocasionan que esos documentos sean devueltos a los directores para su corrección y una vez solventadas las inconsistencias inicien nuevamente los procesos de revisión.

Dentro de los errores identificados, se encuentran los relacionados con:

• Fórmulas utilizadas en estas hojas.
• Asignación incorrecta de los grupos profesionales del personal.
• Asignación incorrecta de lecciones a personal interino sin respetar las lecciones del personal propietario.

"La situación comentada conlleva la generación de posibles sumas giradas de más, las cuales se originan en las acciones de personal relacionadas a los ceses de nombramientos interinos o las disminuciones de lecciones que son digitadas en Integra2 de manera tardía por causa de los retrasos que provocan los errores o los reprocesos comentados anteriormente", indica la Contraloría.

El órgano contralor también advierte de las debilidades detalladas tienen su origen en la carencia de un análisis detallado del proceso que permita la actualización y formalización de los procedimientos relacionados con la recopilación y procesamiento de la información de matrícula para la asignación de los recursos humanos en los centros educativos, de manera que estos procedimientos contemplen las actividades, roles, competencias, flujo, responsables, plazos de entrega, herramientas utilizadas y los resultados del proceso.

Sumas giradas de más

La Dirección de Control de Operaciones y Fiscalización de la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda, emitió el 28 de mayo de 2020 el informe "Estudio de Causas de Generación de Acreditaciones que no Corresponden en el Ministerio de Educación Pública por pago de salarios", en el cual se analizaron 700 acciones de personal para el periodo 2014-2018 y 800 acciones de personal adicionales para el periodo 2019 que generaron sumas giradas de más.

De esta muestra de acciones de personal analizadas se presentaron 700 acciones de personal relacionadas con ceses de nombramiento y disminuciones de lecciones que originaron ₡368 millones de sumas giradas de más. En este mismo estudio se evidenciaron 6 ejemplos de casos específicos en los cuales transcurrieron una cantidad significativa de días entre las fechas de rige del movimiento y la fecha de registro en el sistema Integra2.

A raíz de los datos mostrados, la Unidad de Cobro Administrativo del MEP también inició en el primer trimestre 2020 un ejercicio de fiscalización similar al planteado en el estudio de la Tesorería Nacional, en el cual analizaron muestras de 300 acciones de personal por trimestre y que han originado sumas giradas de más.

Los resultados concluyeron que durante 2020, se siguieron presentando atrasos significativos en el registro de las acciones de personal en dicho sistema. Los ceses de nombramientos y disminuciones de lecciones continúan siendo los motivos principales provocan las sumas giradas de más.

"Para el ejercicio económico 2020, se identificaron 388 acciones de personal relacionadas con los ceses de nombramiento y las disminuciones de lecciones que provocaron ₡236 millones de sumas giradas de más. A su vez, se identificaron casos particulares, como por ejemplo un caso por cese de nombramiento interino en el I trimestre 2020 donde se evidencia que transcurrió más de un año (389 días) desde la fecha de rige y la fecha de registro del movimiento", señala la auditoría.

Para la Contraloría, las debilidades detalladas se presentan debido a que no se ha realizado un análisis que permita identificar las causas de fondo que provocan los retrasos en la tramitación de las acciones de personal; ni tampoco se cuenta con un plan de acción que permita corregir las deficiencias, ajustar los controles y procedimientos establecidos, definir acciones de tipo sancionatorio en los casos que apliquen.

Minimizar impacto

Por su parte, Yaxinia Díaz, directora de Recursos Humanos del MEP, indicó que estas sumas se producen por tratarse de una planilla de alto volumen, sin embargo agregó que estas se han cobrado en un 76%.

Respecto al porcentaje restante manifestó que se trabaja en su recuperación, así como la implementación de herramientas tecnológicas que contribuyan a que estas situaciones se vean minimizadas.