Informe advierte falencias en bases de datos usadas por Recope para pagos salariales

Un informe elaborado por la auditoría interna de la Refinadora Costarricense de Petróleo (Recope) advirtió falencias en las bases de datos que sustentan los componentes salariales aplicados para el pago de la planilla de la institución.

El documento "Auditoría de Carácter Especial sobre los Componentes Salariales para el Pago de la Planilla AUI-09-2-24", con fecha de julio de 2024, realizó una revisión sobre si los rubros de salario considerados en el pago de la planilla cumplían con las regulaciones laborales aplicables.

El análisis contempló componentes del último trimestre de 2023, considerando la documentación de respaldo que consta en el Departamento de Reclutamiento y Compensación.

¿Qué encontró la auditoría?

1. Incongruencias entre la información que se registra en los Reportes de Asistencia (RA) respecto a lo que refleja el sistema SuccessFactors (denominado SSFF) y el módulo Human Capital Management (en adelante HCM) del Sistema Integrado de Gestión (en adelante SIG). Los RA son documentos formales aprobados por cada jefatura de Recope para el pago (mensual y adelanto quincenal) de la planilla.
2. Inconsistencias en el recálculo de nómina, tales como: incongruencias entre los conceptos salariales en las boletas de pago del personal, los datos maestros del SIG y el procedimiento "Definición de conceptos, base legal y metodología de cálculo de la partida remuneraciones"; las boletas de pago reflejan más años que los que dan origen al cálculo; el componente "anualidad prof ley 9635 (reforma fiscal)" considera en el cálculo 2 porcentajes diferentes (tanto el 5% que se origina en Convención Colectiva como el 1,94% establecido en la Ley de Fortalecimiento a la Finanzas Públicas).
3. Recope mantiene el 38% del personal en la modalidad de planilla diaria y reconoce el componente de "Exclusividad Profesional" a 1 persona, aunque a su puesto le corresponde "prohibición" aunado a que le reconocen una anualidad adicional a pesar de que su compensación supera el salario global.
4. Debilidades relacionadas con la aplicabilidad de la Ley Marco Empleo Público y su reglamento.
5. Normativa desactualizada para el proceso de planilla y tiempo extraordinario.

"Las situaciones identificadas en las descripciones de algunos de los componentes salariales en las diferentes bases de datos que soportan el pago de planilla de Recope (boletas de pago, datos maestros y reportes), afectan la integridad y exactitud de los datos de la nómina. Además, genera un eventual incumplimiento de requerimientos legales y aumenta el riesgo de incurrir en potenciales pagos improcedentes", detalla el documento.

Los hallazgos

• Inconsistencias en los Reportes de Asistencia (RA)

En los RA se detectó, por ejemplo, que se registraban más días de vacaciones que en el sistema SSFF. Asimismo, en 14 casos revisados no se detectó que se adjuntara el RA en los formularios que sustentaban el pago de horas extra.

También, los registros de tiempo de personal operativo, que se le reconocen como tiempo extraordinario (horas extra), no indican las marcas de entrada o salida de la jornada laboral que evidencie la ejecución de ese tiempo extraordinario pagado, ni las justificaciones de las ausencias de marcas en SSFF.

En otros 2 casos revisados, la marca de salida se hizo entre 5 y 15 minutos antes de completar la jornada laboral extraordinaria.

El informe halló casos en los que el RA muestra días en la categoría "Ausencia sin Permiso", cuando ese tiempo corresponden a "permiso por paternidad", según el SSFF.

"Las inconsistencias relacionadas con los días de vacaciones y ausencia sin permiso (AS) obedecen a que el registro de los datos en los RA es manual y no tiene integración automática con el HCM, debido a que su origen es para la carga de información en el SIRH. En los casos en que a los RA no se les adjuntan las solicitudes de tiempo extraordinario, se debe a que no es un requerimiento establecido en el manual para la aprobación y pago de tiempo extraordinario", recalca el documento.

En tanto, según el estudio, la omisión de las marcas (de entrada y salida) y los registros de marca antes de completar la jornada laboral extraordinaria se debe a que tanto el encargado de elaborar el reporte, como las jefaturas de cada departamento, no cumplen con la función de efectuar la revisión de las marcas. Además, el departamento de Reclutamiento y Compensación no dispone del tiempo y los recursos necesarios para la revisión de marcas, ya sea de forma parcial o total.

La auditoría también alertó que los centros de costos que no coinciden con los que indican los RA. Esto obedece a que, para efectuar la corrección en el HCM, se requiere el pago de horas adicionales a los consultores, por lo que el departamento de Reclutamiento y Compensación decidió priorizar otras necesidades de mayor riesgo en el proceso.

"Las diferencias entre las fuentes de información citadas pueden afectar el cálculo de remuneración salarial, así como la veracidad y exactitud de los datos relacionados con la asistencia del personal, lo cual genera reprocesos e incremento de las cargas de trabajo del personal a cargo al depurar la información", subrayó el informe.

• Inconsistencias en recálculo de nómina

Los nombres de los conceptos salariales que se muestran en la boleta de pago, en los datos maestros del SIG y en el procedimiento PA-08-11-001 ("Definición de conceptos, base legal y metodología de cálculo de la partida remuneraciones"), no son uniformes entre sí. Algunos ejemplos son: "Pasos", "Pasos Fijos", "Anualidades" y "Anualidad no Prof.", "Pasos Prof. Ley 9635", "Anualidad Prof. Ley 9635", "Anualidad Ley 9635".

La incongruencia en los nombres se debe a que el sistema HCM entró en funcionamiento en febrero de 2019 y la ley de reforma fiscal entró a regir 2 meses antes, situación que ocasiona un desface en el sistema HCM respecto a las nuevas regulaciones.

En las boletas de pagos, la columna "Unidad" muestra una cantidad de años mayor que los que se utilizan para determinar el monto reconocido para el respectivo componente (ejemplos "Pasos", "Anualidades", "Anualidad no Prof." y "Anualidad Profesional ley 9635").

El SIG está configurado para que la boleta de pago, en el campo que corresponde al componente "Anualidad Profesional ley 9635", muestre los años acumulados por el personal desde la fecha de entrada en vigor de la ley 9635 hasta la fecha de pago. Esto a pesar de que para el cálculo del monto el sistema utiliza una cantidad menor de años, según le corresponda por ley (en los casos en que la compensación del personal supera el salario global).

Para los demás componentes, la inconsistencia entre los años que muestran las boletas de pago y los años que el sistema efectivamente utiliza para calcular el monto respectivo, obedecerían al reconocimiento de tiempo laborado en otras entidades del sector público (mayor antigüedad), lo cual no fue posible verificar en el expediente digital del personal. Además, podría existir otras causas que no se identifican.

• Debilidades relacionadas con la aplicabilidad de la Ley Marco de Empleo Público

El informe señaló como ejemplo que un funcionario, con puesto de operador de equipo móvil 2, recibiría ₡25 mil más de salario debido a que no ha sido trasladado al esquema de salario global.

Al momento de entrada en vigor de la ley de empleo público, la esta persona tenía un salario compuesto por un monto inferior al salario global (₡428.169). Sin embargo, posteriormente (por aumentos en anualidades o por costo de vida) su compensación supera el salario global (₡509.4084). El salario global para el cargo es de ₡484.102.

"Esto obedece a que la ley y su reglamento empiezan a regir en marzo de 2023 y los salarios globales para Recope son establecidos en setiembre de 2023. Pero, es hasta noviembre de 2023 que se da a conocer que son aplicables a la fecha de inicio de vigencia de esa ley, por lo que esos cambios han retrasado y afectado su configuración en el sistema, ya que no se contaba con una contratación para implementar dichos requerimientos", apunta el informe.

Por último, se señaló que la normativa para el proceso de planilla está desactualizada debido a que está vigente desde 2013 y 2014. Así las cosas, no se ha actualizado según los sistemas informáticos que se empezaron a usar en años recientes.

Los resultados del informe fueron presentados por la Auditoría Interna el lunes 29 de julio de 2024 a Karla Montero, presidenta ejecutiva de Recope; a Rodolfo González, gerente de Administración y Finanzas; y a Olber Pazos Rodríguez, director administrativo.

Para cada señalamiento, se giraron recomendaciones enfocadas en solventar las deficiencias detectadas.

Recope dispone de aproximadamente 1.790 plazas para cargos fijos, pero al cierre de 2023 la cantidad de empleados rondaba los 1.600.

• Conclusiones

Las situaciones identificadas en las descripciones de algunos de los componentes salariales en las diferentes bases de datos que soportan el pago de planilla de Recope (boletas de pago, datos maestros y reportes) generan incertidumbre sobre si los montos de los componentes considerados para el pago de nómina cumplen con las regulaciones laborales aplicables para todas las personas trabajadoras.

Los componentes salariales porcentuales previos a la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas (ley 9635) actualmente son nominales y su cálculo toma de base la fecha de corte establecida por la normativa vigente, con excepción de los componentes "Pasos no profesionales" y "anualidad Prof. Ley 9635", los cuales por las limitaciones expuestas no fue posible en los casos analizados verificar la razonabilidad de su cálculo.

El pago de planillas es un proceso manual que requiere información de diferentes bases de datos, lo que aumenta el riesgo de pagos erróneos, de salarios o de incumplimiento de la normativa que regula este proceso.

-Informe AUI-09-2-24-