Auditoría señala que lanzamiento de plan de innovación de la CCSS está en riesgo
Auditoría y empresa contratada coinciden en deficiencias
(Foto: Tomada de Internet/ Con fines ilustrativos)
Uno de los proyectos estratégicos más relevantes a nivel de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) es el Plan de Innovación. Está previsto que este salga en vivo para enero del 2025, pero de acuerdo con la Auditoría Interna de la CCSS, ciertos riesgos podrían afectar la salida.
Desde el 2014 fue aprobado el Plan de Innovación para "establecer en la Institución un modelo de procesos y servicios eficientes e integrados, habilitado en tecnologías de información que permitirán la mejora en la gestión financiera y logística".
En el 2021, la Junta Directiva acordó adjudicar la licitación pública "Contratación de servicios profesionales de consultoría para el acompañamiento en la fase de implementación de la solución integral tipo ERP de clase mundial en la Caja Costarricense de Seguro Social" a la empresa Price Waterhouse Coopers S.R.L. (PwC) por un monto de $4.999.448 durante 2 años.
Los servicios profesionales de consultoría de esta empresa se contrataron para la asesoría, guía y acompañamiento en el desarrollo de la Fase de Implementación de la solución integral tipo ERP (Sistema de Planificación de Recursos) en el Plan de Innovación.
Para realizar esta contratación, la CCSS justificó que la institución no cuenta con el personal especializado con el suficiente conocimiento y experiencia en la tecnología necesaria. También, aseguraron que se requiere de asesoría especializada externa en todas las actividades críticas del proyecto.
Riesgos determinados
La firma de acompañamiento PwC, en su posición de experto en la implementación de ERP, determinó una serie de riesgos asociados al proyecto Plan de Innovación que podrían impactar en la salida en vivo para enero de 2025, los cuales la Auditoría Interna ya le había informado previamente a la Administración activa por medio de diferentes productos.
En primer lugar, se encontró un riesgo en términos de gobernanza, ya que desde la firma se asegura que no tienen visibilidad de cómo la gobernanza actúa respecto a la gestión del Plan de Innovación.
Aunque se conoce que la Dirección del Plan de Innovación presenta un informe de avance al Consejo Tecnológico, se desconoce los alcances de dicho informe y los resultados o decisiones que sean tomadas en este foro.
También, se han hecho cambios que deberían fundamentarse en un análisis que profundice la factibilidad, impactos, riesgos, costos y beneficios, y a pesar de que la firma contratada ha ofrecido su asesoría a la Dirección del Plan de Innovación, no les han compartido los documentos.
La firma asegura que no han tenido participación en decisiones estratégicas y actividades críticas.
A pesar de que nuestra firma tiene el rol de acompañamiento en el desarrollo de Programa ERP, hemos encontrado impedimentos para ejercer nuestra función (…)
A pesar de contar con una asesoría contratada para el aseguramiento de la calidad de los entregables que se generan en el proyecto medular de implementación del ERP, la Dirección del Plan de Innovación no ha hecho uso oportuno del Paquete de Servicios No.4 de nuestra contratación.
A febrero de este año la firma solo revisó 5 entregables, de los cuales 2 ya estaban aprobados y pagados por la CCSS cuando fueron enviados para que PwC los revisara.
Esto a pesar de que la CCSS aprobó $345 mil para recibir la revisión de 23 entregables y a mayo del 2023 solo se ejecutó un 21,7% del presupuesto.
En el proceso hubo un entregable crítico, llamado "Pruebas integrales de aceptación" y la firma no obtuvo la autorización para participar en este.
En el primer trimestre del 2023, la Dirección del Plan de Innovación en ejercicio no permitió la participación de PwC en la revisión de los guiones de pruebas, ni en la planificación para las pruebas, tampoco durante la ejecución de estas, aseguran desde la firma.
Desde abril del 2023 la Junta Directiva de la CCSS aprobó habilitar un espacio de reporte periódico de PwC a la Junta de 15 minutos mensualmente, pero a febrero del 2024 y a pesar de las constantes solicitudes de parte de la firma no se logró programar una sesión.
La firma también halló riesgos en temas de cronograma, ya que a pesar de que hicieron recomendaciones para alinear las estrategias de ejecución, los planes y cronogramas de trabajo en algunos proyectos se reportaban avances en el cronograma "que evidentemente no correspondían con resultados físicos, ya que no había productos finales".
Ante esto, recomendaron realizar un seguimiento orientado a avance físico. También alertaron sobre el riesgo de imagen pública.
La no concreción de estas condiciones cruciales continuará generando afectaciones negativas al Programa ERP que se materializarán en atrasos y riesgos, impacto en las operaciones de la Institución, o incluso, en fracaso. En este caso, habrá impacto en la imagen pública de la CCSS, así como el incumplimiento de los compromisos públicos asumidos por la Presidencia Ejecutiva y la misma Presidencia de la República, para contar con un sistema integrado y confiable para enero del 2025.
La firma también detalló que ha tenido imposibilidad para acceder a información necesaria en los siguientes temas:
¿Qué concluyó la Auditoría?
De acuerdo con la Auditoría Interna, la Administración Activa decidió no incorporar a la firma de acompañamiento PwC en etapas críticas del proyecto, a pesar de que se identificó un alto riesgo relacionado con la ausencia de experiencia institucional en estos temas tecnológicos.
Esta Auditoría reitera la importancia y responsabilidad que conlleva la aprobación de entregables, más aún, cuando la Dirección del Plan de Innovación tiene la responsabilidad de asegurar, supervisar y verificar técnicamente la calidad de los entregables de la firma implementadora INETUM y GBM, con la finalidad que el sistema opere de la forma esperada y se justifique la inversión de aproximadamente ¢27.443.451.245,57.
Sobre este informe de Auditoría se le consultó a la CCSS, pero al cierre de la nota la gestión estaba pendiente de ser contestada.