Auditoría detecta debilidades de control en compras de caja chica del CTP
Órgano adscrito al MOPT sugiere arqueos semanales
La Auditoría Interna del Consejo de Transporte Público (CTP) encontró debilidades de control interno en las compras que se realizan por caja chica a lo interno de esta institución.
El hallazgo se encuentra dentro de un Informe de Auditoría de Carácter Especial publicado el 8 de diciembre de 2023.
El estudio tuvo como finalidad verificar el cumplimiento del marco normativo aplicable al proceso del fondo fijo destinado para atender gastos imprevistos o de emergencias dentro del órgano adscrito al Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT).
El CTP definió la Caja Chica como "los anticipos de recursos que concede la Tesorería Nacional para realizar gastos menores, atendiendo a situaciones no previsibles oportunamente y para adquirir suministros y servicios de carácter indispensable y urgente, según las partidas, grupos y subpartidas presupuestarias autorizadas por la misma".
Dentro de las actividades verificadas se encuentran la integridad del efectivo y la documentación del Fondo de Caja Chica, el cumplimiento de la normativa vigente y los mecanismos de control definidos por el Departamento de Financiero.
Hallazgos
El informe enumeró una serie de hallazgos y conclusiones respecto al manejo de los recursos públicos pertenecientes a esas emergencias.
Dichos señalamientos se hicieron con el fin de revisar la situación interna y determinar las correcciones que se deben implementar para hacer cumplir con la gestión de los fondos.
Dentro de las conclusiones citadas por el informe se encuentran las siguientes:
1) El Departamento Financiero cuenta con un registro de firmas que no se encuentra actualizado, dado la importancia que tiene para la Encargada de la Caja Chica, que los trámites sean firmados por las personas autorizadas.
2) El Reglamento del Fondo de Caja Chica de la Institución, se encuentra desactualizado, ya que el mismo tiene 9 años de haber sido publicado y hay normativa relacionada con los Fondos de Caja Chica, que no han sido considerados.
3) La Caja Chica institucional no cuenta con un Manual de Operaciones Institucional como lo ha establecido la normativa del ente rector.
4) El Departamento Financiero realiza una vez al mes arqueos a la Caja Chica Institucional, sin embargo, propiamente la Encargada de la Caja Chica no realiza arqueos periódicos más constantes documentados al fondo, esta función es importante, para garantizar que no exista pérdida o sustracción de dinero de un día a otro.
5) El Departamento Financiero no realiza revisiones al Plan de compras institucional, de acuerdo con lo señalado por la Jefatura, lo que evidencia debilidades de control interno, debido a que las compras que se realicen por Caja Chica deben ser gastos urgentes e indispensables y no deben estar incluidas en el Plan de Compras.
6) El Departamento Financiero, no ha realizado la valoración de riesgos de la Caja Chica Institucional, no se han identificado los riesgos potenciales a que puede estar expuesto este fondo fijo, ni la probabilidad de que los riesgos puedan materializarse.
Respuestas CTP
La Oficina de Comunicación del CTP indicó que la institución tomó nota de cada una de las observaciones brindadas por la Auditoría y giró instrucciones para acatar las recomendaciones realizadas por el informe.
En primera instancia, indicaron que se remitieron solicitudes de actualización del registro de firmas enviados a cada jefatura, así como también la respuesta obtenida por cada uno de ellos con los funcionarios autorizados a realizar los trámites correspondientes.
Señalaron que se adjuntó el procedimiento de Caja Chica que aplica el Departamento Financiero para el Consejo de Transporte Público.
Al respecto, se solicitó a Jorge García Rodríguez, funcionario institucional, que a partir del 4 de marzo se efectuaran arqueos de Caja Chica de forma semanal conjunto el que ya se establece cada final de mes.
A su vez, se remitió circular a todo el personal indicando que "todo vale de Caja Chica que se solicite al Departamento financiero deberá de incluir en la Decisión Administrativa como un punto lo siguiente:
"Se hace constar que se revisó el Plan de Compras Institucional y el bien o servicio que se desea adquirir por medio de la Caja Chica, no está incluido en una contratación ni en trámite de elaboración".
En cuanto a los riesgos identificados, se dijo que los procedimientos de Caja Chica se notificaron a Planificación y Desarrollo del Transporte del CTP y en donde se debe incluir la matriz de los riesgos institucionales.