Guía de supervivencia para empresas y contribuyentes ¿Qué hacer ante el hackeo?

(CRHoy.com) El hackeo a los sistemas de Hacienda tiene con más dudas que respuestas a muchas empresas y contribuyentes del país. El pasado 18 de abril vencía el plazo para hacer la declaración tributaria correspondiente al último periodo, entre ellas una de las más importantes por el flujo de caja que representa para las finanzas estatales: el impuesto al valor agregado (IVA).

Pero no es el único. Los sitios vulnerados de Hacienda incluyen los pagos que se deben hacer por retenciones de renta y aduanas, entre otros.

Por ello, con ayuda de Alonso Erak, director de Fiscalidad Internacional y Precios de Transferencia de la firma Grant Thornton, elaboramos la presente guía de recomendaciones y consejos para las empresas y contribuyentes, ante el hackeo.

Lo primero a entender es que hay una diferencia entre los grandes contribuyentes y el resto de empresas. Además hay que recordar que el pasado 18 era la fecha límite para pagar, pero eventualmente hay empresas que pudieron haber hecho la declaración antes y cumplido con ese trámite.

Si la suya está dentro del régimen de grandes contribuyentes y había hecho la declaración antes del 18, lo primordial es preparar un respaldo de toda la documentación que acompañó a esa declaración y del pago realizado.  Eso incluye correos de confirmación.

Esto por cuanto no se tiene claridad de la información que tienen los hackers y se desconoce si cuando los sistemas vuelvan a estar operando esa información estará todavía allí.

Para las empresas que hasta el lunes no habían podido presentar la declaración, el gobierno abrió una ventana de "confianza" para que llene una declaración D 110 y haga el pago según su propio cálculo.

Primera recomendación: Este será un pago que posteriormente Hacienda deberá verificar, por lo cual la recomendación a las empresas es guardar todos los documentos, pronunciamientos de Hacienda e incluso información surgida en los medios de comunicación.

"Las instituciones suelen tener poca memoria y es necesario recordarles en el futuro en alguna fiscalización dos o tres años después, por qué se presentó tarde una declaración y por qué no se pudo cumplir", dijo Erak.

Segunda recomendación: Que las empresas guarden la declaración "borrador" que suelen tener o utilizar previo a hacer el pago oficial y cuando llenen el formulario D 110 se les permita adjuntar copia de ese documento no oficial porque va a ser la información que posteriormente Hacienda les pedirá que metan al sistema ATV cuando esté disponible.

Esto además es un consejo para que no haya diferencias en los cálculos cuando haya que ingresar los datos en la plataforma oficial.

Tercera recomendación: Las empresas grandes tienen asignado un gestor tributario. Según Erak valdría la pena ponerse en contacto con esta persona para comunicarle que ya completó el formulario D 110 y compartir el borrador de la declaración.

El formulario D 110 no es en sí una declaración, funciona más bien como un "recibo de pago", por lo cual al empresario le tocará después cumplir con el reporte oficial ante Hacienda.

De momento Hacienda no ha informado si se habilitará algún sistema de pago o facilidad como a las grandes contribuyentes, por lo tanto, los consejos son:

Primera recomendación: ¡Cuidado con la plata!  Haga el cálculo interno de sus obligaciones mensuales y no lo gaste o lo invierta. Haga las liquidaciones como si tuviera que presentarlas, y guarde el dinero, no lo "revuelva" con su flujo de caja porque se podría cometer el error de utilizarlo y posteriormente se pueden acumular varios periodos de pago si es que la situación se agrava.

Segunda recomendación: Si la empresa estaba utilizando el sistema gratuito de Tributación para facturar, en este momento no tiene como hacerlo, por lo cual se aconseja valorar el uso de un sistema privado de verificación o bien activar los protocolos de facturación  manual o en papel que están vigentes para casos en que los sistemas se caen.

"Hay un protocolo de emisión de comprobantes en papel cuando uno es contribuyente que tiene un problema o cuando es el sistema de Tributación el que tenga una falla. La recomendación es que utilicen el protocolo de facturas en papel y resguarden toda esa información porque después hay que meterla en los sistemas de la Administración Tributaria para que queden registrados", dijo Erak.

Las empresas también deben pagar sus impuestos de renta y utilidades y a la vez funcionan como recaudadores al retener las rentas o impuestos al salario de sus trabajadores.

Primera recomendación: En el caso de las rentas y utilidades, funciona el mismo consejo de realizar los cálculos correspondientes a cada periodo y guardar el dinero, junto con toda la documentación de respaldo, a la espera de que Hacienda indique cuál será el protocolo de cobro o si este se realizará después de los plazos.

Segunda recomendación: Para las retenciones salariales se aconseja seguirlas realizándolas. Mes a mes las empresas deben generar un formulario y cuando se presenta la declaración se genera un recibo de pago. La recomendación es que si no se puede presentar esa declaración y hacer el pago, se debe mantener el dinero separado de los flujos de caja.

Las deducciones relacionadas con la seguridad social en teoría de momento no tienen ninguna afectación, por lo que las empresas no deberían tener problemas para hacer los pagos y trámites conforme se vienen aplicando.