Todo lo que debe saber sobre el registro de accionistas

(CRHoy.com) A partir del próximo domingo 1° de setiembre, empezará a regir el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF), conocido como registro de accionistas y que impacta a todas las personas jurídicas.

Estos son los puntos más importantes para entender qué es y cómo se debe realizar el proceso. 

"Es algo totalmente nuevo, no existía en Costa Rica ninguna normativa que impusiera este tipo de obligación a las personas jurídicas, de hecho, este tema fue ampliamente discutido en la Asamblea Legislativa sobre si era necesaria esta información para las actuaciones pretendidas en relación con la legitimación de capitales y suministro de información tributaria", dijo Andrea Martín, directora del Departamento de Gobierno Corporativo de Sfera Legal.

¿Qué es el RTBF?

Es un portal de información en donde las personas jurídicas deben reportar la identificación de los accionistas con más de un 15% del capital social, o de quienes ostenten control de las personas jurídicas o estructuras jurídicas y de los beneficiarios finales o efectivos, ya sea que estén en el país o en el extranjero.

Incluye información de la identificación y localización de la persona jurídica, cantidad y valor del total de acciones, detalle de la propiedad de cada una de las acciones, beneficiarios finales, así como la información identificativa y de localización del representante legal o apoderado.

"Sin duda alguna el punto más relevante del RTBF, es que las autoridades del Ministerio de Hacienda y el Instituto Costarricense de Drogas, podrán tener acceso, para la realización de sus funciones, a una base de datos a cargo del Banco Central de Costa Rica, en la que se centraliza la información sobre los accionistas y beneficiarios finales de las personas jurídicas y estructuras jurídicas (incluyendo sociedades mercantiles, fideicomisos, organizaciones sin fines de lucro, entre otros)", explicó Daniel Quesada, gerente del área de impuestos de EY Law.

¿Quienes deben hacerlo?

Esta obligación recae sobre al menos 370 mil personas jurídicas, incluyendo sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, en nombre colectivo, en comandita, fideicomisos locales y extranjeros que realizan actividades en el país, gestores de recursos de terceros y organizaciones sin ánimo de lucro.

Las sociedades inactivas también están obligados a hacerlo, salvo que se desinscriban.

¿Por qué se realiza?

El RTBF forma parte de las iniciativas de Costa Rica para combatir el fraude fiscal y la legitimación de capitales y además, es una recomendación de Grupo de Acción Financiera Internacional.

Un punto importante es que la información será manejada por el Banco Central, Hacienda y el Instituto sobre Drogas, pero únicamente con fines de control, no se hará público.

¿Quién y dónde consigna la información?

El representante legal es el responsable de hacer el registro, para ello debe contar, necesariamente, con un certificado válido de firma digital para personas físicas.

En caso de que el representante legal (designado por ley) no pueda realizar la declaración, éste podrá designar a un tercero ante un notario para que lo haga.

Los obligados podrán ingresar al portal transaccional del Banco Central de Costa Rica, Central Directo
(www.centraldirecto.fi.cr), utilizando su firma digital.

Desde ahí realizarán la declaración de sus accionistas y beneficiarios finales, el RTBF estará disponible las 24 horas del día, durante los 365 días del año.

"Cuándo se debe cumplir con la presentación de la declaración. En este caso se ha establecido un período de presentación extraordinario para la declaración del 2019, según la tabla que se detalla a continuación, y en adelante la presentación de la declaración deberá realizarse anualmente durante el mes de abril de cada año.

En caso que, durante el período posterior a la presentación ordinaria de la declaración, se den cambios en la composición accionaria o beneficiarios finales, las empresas deberán presentar una declaración extraordinaria comunicando los cambios sucedidos, para lo cual tendrán 15 días hábiles a partir del día en que se dé el cambio", explicó Alejandra Arguedas, Gerente de Impuestos y Legal de Deloitte.

Requisitos

Los datos tienen que actualizarse cada año, pero cuando algún accionista iguale o supere el 15% de
participación con respecto al capital total de la persona o estructura jurídica, debe realizarse una declaración extraordinaria.

Aquellas personas jurídicas que se constituyan con posterioridad a la fecha de cumplimiento de la declaración
ordinaria, presentarán esa declaración dentro de los 20 días hábiles siguientes a la fecha en que completen el proceso de constitución en el Registro Nacional.

Aún un 80% de las empresas no cuentan con una firma digital, necesaria para completar el proceso, de acuerdo con Eduardo Prado, gerente del Banco Central.

¿Por qué arranca en setiembre?

“En marzo de este año se publicó un transitorio para posponer a setiembre el inicio de este registro con el objetivo de garantizar la seguridad del sistema informático y de los recintos de las instituciones desde donde se tendrá acceso a la información que éste contiene. Hemos hecho todo lo necesario para cumplir en tiempo y forma los estándares y las certificaciones internacionales. Estamos preparados para recibir la información”, aseguró Nogui Acosta, viceministro de Ingresos de Hacienda.

Antes del 30 de setiembre, las personerías jurídicas cuya cédula termine en 0 y 1 deben completar el proceso.

No obstante, a partir del 1 setiembre del 2019, las personas jurídicas que así lo prefieran, independientemente del último dígito de su cédula, podrán hacer su declaración y enviarla anticipadamente. A partir del 2020 la presentación debe realizarse en el mes de abril de cada año.

¿Qué pasa si se incumple?

Incumplir la declaración en el RTBF conlleva una sanción económica que oscila entre ¢1.338.600 y ¢44.620.000, de acuerdo con lo establece el Código de Normas y Procedimientos Tributarios.

Esto quiere decir, entre tres y 100 salarios base.

El Registro Nacional de la Propiedad validará en tiempo real si el solicitante del trámite notarial está en la lista
de incumplidores del Registro de Transparencia, lo cual impediría la emisión de certificaciones de personería
jurídica o inscribir documentos. Además, los notarios públicos tendrán que consignar en todos los documentos que emitan, que la persona está incumpliendo con esta Ley.

Por medio de charlas y campañas en sus redes sociales, el Ministerio de Hacienda informará a la población sobre este tema.