Jerarcas de la CCSS aprobaron el arranque de un sistema informático con fallas conocidas
Mónica Taylor, presidenta ejecutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), y Héctor Arias, responsable del sistema informático ERP-SAP, aprobaron el arranque del sistema pese a que conocían de las fallas que tenía.
Así se desprende de una investigación de la Contraloría General de la República (CGR), que ordenó tomar medidas ante la actuación de los jerarcas. Dicha orden de la Contraloría está actualmente suspendida, debido a que Taylor presentó una medida cautelar ante el Tribunal Contencioso Administrativo que fue acogida por el órgano judicial.
Pese a esto, los hallazgos de la Contraloría detallan que las autoridades conocían que no se estaban cumpliendo pre-requisitos necesarios para la implementación.
Sumado a esto, un Acta de Compromiso Gerencial, de menos de un mes antes de la implementación, reconocía que habían pendientes críticos en el sistema.
"La Dirección del Plan de Innovación (Héctor Arias) tenía a la vista, al 16 de mayo de 2025, el estado de avance de esos componentes y, aún así, siguió adelante con el inicio de la puesta en marcha", estableció el órgano contralor.
La implementación del sistema avanzó sin que se completaran proyectos esenciales para integrar la información de toda la CCSS. Entre ellos estaban la depuración de datos y la valuación de los activos fijos, procesos que no estaban listos. Esta falta de preparación provocó que la institución perdiera la trazabilidad de su información.
Por otra parte, al momento de la implementación, los auxiliares contables registraban apenas un 52% de avance, lo que generó información financiera incompleta y representó un riesgo elevado para una institución como la Caja. Además, el modelo de costos estaba en plena replanificación y ni siquiera contaba con una definición estratégica.
De acuerdo con la CGR, la integración de los sistemas de la CCSS falló porque no se realizaron escenarios de prueba validados por las instancias técnicas. También se presentaron problemas con los accesos de los usuarios y se detectaron inconsistencias en los registros.
Ninguno de los productos e insumos necesarios para preparar el terreno del sistema informático estaba listo. En otras palabras, el sistema se puso en marcha sin contar siquiera con las bases indispensables para su funcionamiento, pese a que los jerarcas estaban al tanto de esta situación.
De hecho, desde diciembre de 2024 una firma asesora advirtió explícitamente que, si las bases no estaban listas, se generarían múltiples fallas, como finalmente ocurrió.
Como una forma de justificar los errores en la implementación, Arias presentó ante la Junta Directiva la llamada "fase de estabilización" y aseguró que se trataba de un periodo normal en el que se realizarían ajustes y correcciones. Esto ocurría mientras la institución enfrentaba problemas de inventarios, cirugías suspendidas, atrasos en el pago de incapacidades y más afectaciones.
La narrativa de la llamada "fase de estabilización" dio la impresión de que la situación estaba bajo control, pero los hallazgos de la CGR evidencian que la salida en vivo del sistema fue forzada. El abordaje de Arias fue "reactivo y por parches", con constantes variaciones en la fecha estimada de estabilización.
Incluso, Arias se apoyó en un informe elaborado sin la participación de los entes técnicos para asegurar que no era procedente revertir la puesta en marcha, pese a que el contrato contemplaba esa posibilidad en caso de fallas graves.
"Esta decisión fue determinante porque cerró la puerta temprana para contener el impacto operativo y reconstruir el arranque con datos e interfaces completos", señaló la Contraloría.
¿Qué es el ERP-SAP?
El ERP-SAP en la CCSS es un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), desarrollado por la empresa SAP, se implementó para modernizar y unificar sus procesos administrativos, financieros y logísticos en una sola plataforma.
Dejando de lado las fallas, su propósito era mejorar la eficiencia, la transparencia y la toma de decisiones mediante la integración de funciones como compras, inventarios, contabilidad, tesorería, mantenimiento y la distribución de medicamentos.