Cúpula de la CCSS absorbió decisiones clave sobre sistema informático y desplazó a expertos técnicos

La Contraloría General de la República (CGR) investiga la implementación y puesta en funcionamiento del sistema informático ERP-SAP en la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS). Uno de los principales hallazgos es que, en el proceso, se ha dado una concentración de decisiones y una pérdida de liderazgo técnico.

La implementación del sistema vino con múltiples fallas y problemáticas generadas a raíz de la implementación. La CCSS ha enfrentado pérdida de control de medicamentos, farmacias sin inventarios, imposibilidad de pago de incapacidades, entre otros.

De acuerdo con un informe del órgano contralor, en 2023 la Junta Directiva, liderada por Marta Esquivel, cambió "significativamente" el equilibrio en el modelo de gobernanza.

Pese a que desde 2020 se estableció un modelo que pretendía que las gerencias fueran las responsables de los procesos de implementación del ERP para mantener la independencia técnica, con la llegada de Esquivel todo cambió.

Se adoptó un sistema que eliminó los espacios colegiados de supervisión, se desplazaron los liderazgos técnicos y la toma de decisiones se concentró en manos de la Presidencia Ejecutiva y de Héctor Arias, director del Plan de Innovación.

"Lo que se presentó como una reestructuración organizativa terminó en un mecanismo de captura de la gobernanza, donde las decisiones dejaron de ser compartidas y técnicamente validadas para pasar a depender de una estructura jerárquica y cerrada", establece el informe.

Con los cambios implementados por Esquivel:

• Se suprimieron instancias de supervisión técnica y funcional.
• Se limitó el liderazgo técnico necesario para la conducción del ERP.
• Se centralizaron las decisiones en la Presidencia Ejecutiva.

Con la reconfiguración de 2023, el Comité de Administración del Plan de Innovación, principal foro de coordinación entre las gerencias y la dirección del ERP, fue eliminado. Esto dejó al ERP sin un espacio esencial de deliberación y seguimiento en los planos estratégico, operativo y técnico.

"Este Comité era clave, pues las gerencias participantes concentran los principales procesos que el ERP debía transformar e integran directamente la prestación de los servicios de salud. La inclusión del Consejo Tecnológico, órgano de apoyo general a la Presidencia Ejecutiva, no compensó esta ausencia.

La supresión del comité redujo significativamente la capacidad de las Gerencias institucionales para incidir en las decisiones técnicas y estratégicas del Programa, afectando la calidad, integridad y oportunidad de la información presentada a la Junta Directiva", explicó la CGR en su amplio informe.

Presidencia acaparadora

Por otro lado, la CGR halló que la Presidencia Ejecutiva asumió funciones que antes estaban distribuidas entre la Gerencia General y los técnicos del programa. Dicha acumulación de funciones causó pérdida de independencia funcional, ya que la autoridad que debía supervisar el programa pasó a tener control directo sobre la ejecución.

Como si fuera poco, la Presidencia se quedó con el mando de la Dirección del Plan de Innovación, así que la parte técnica terminó dependiendo de una autoridad más política y administrativa. Al dejar tanto control bajo las manos de la cúpula se eliminaron los contrapesos funcionales y especializados, según las revelaciones de la CGR.

La Presidencia también empezó a controlar las auditorías externas, ya que los informes de asesoría fueron gestionados exclusivamente por Arias.

Las más de 200 recomendaciones sobre migración, capacitación, soporte técnico y gobernanza dejaron de circular hacia las gerencias y los directivos, lo que rompió la trazabilidad de la información técnica y redujo las posibilidades de control y respuesta ante riesgos críticos.

Pero, las maneras de debilitar el control sobre el ERP no llegaron hasta ahí. El núcleo técnico de la gobernanza fue disuelto. Se eliminó el Comité de Administración del Programa y su Consejo Director, pese a que era el espacio donde se validaban los diseños funcionales.

"En general, la aplicación de todos esos cambios no fue una reestructuración administrativa, sino la eliminación de los contrapesos funcionales y técnicos. 

La Presidencia designó de facto al ‘Director del Programa' con autoridad sobre todo el portafolio de innovación, antes de que la Junta Directiva formalizara la decisión. Estos movimientos administrativos terminaron de concentrar la toma de decisiones en la cúpula institucional, debilitando la autonomía técnica y la rendición de cuentas", dice el documento.

La materialización

Las consecuencias de la acumulación de funciones se materializaron en junio de 2025, cuando se implementó el ERP-SAP.

A los pocos días de la salida en vivo, se informó a los directivos que el sistema funcionaba parcialmente. Hubo atrasos de $22 millones en pagos a proveedores, ¢1.300 millones en viáticos e incapacidades y desabastecimiento de medicamentos.

Para hacer frente a los problemas, la Junta le ordenó a las gerencias coordinar con Arias acciones correctivas, lo cual es imposible bajo la estructura de gobernanza aprobada en 2023. "Los órganos colegiados de decisión técnica habían desaparecido", aseguró la CGR.

A los quince días de la implementación, se creó un Comité Ejecutivo de manera reactiva, que no restituyó la gobernanza previa. Irónicamente, también quedó bajo la coordinación de la Presidencia, lo que limitó una evaluación independiente de las causas y consecuencias de la crisis.

"La modificación aprobada en 2023 no representó una mejora organizativa sino un proceso de concentración de poder que desequilibró la gobernanza del ERP. La eliminación de los espacios colegiados y de los liderazgos técnicos provocó una pérdida de independencia funcional, redujo la calidad de la información y debilitó la capacidad institucional para tomar decisiones informadas", concluyó la Contraloría.

Este lunes, la Junta Directiva aprobó un proceso para oponerse al informe y no acatar las órdenes emitidas por la CGR.