Asamblea invertiría hasta ¢175 millones en nuevo software para su Auditoría Interna

La Asamblea Legislativa podría desembolsar hasta ¢175 millones en la compra de nuevo software para la Auditoría Interna.

Esto luego que en el 2006 el Congreso gastó ¢17 millones en otro programa que nunca funcionó.

CRHoy.com dio a conocer en noviembre del 2022, cómo la administración autorizó la compra (de recursos públicos) de un software para el área de Auditoría Interna que nunca "se puso en operación, no es funcional y se encuentra desactualizado prácticamente desde su adquisición".

El tema cobró vigencia en noviembre del 2023, cuando en un oficio dirigido al Directorio Legislativo (AL-AUIN-OFI-0175-2023) realizado por la sub auditora interna del Congreso, Marley Fernández Díaz, se responde la consulta que formuló la Dirección Ejecutiva de la Asamblea, para conocer la posibilidad de actualizar el software comprado en 2006.

O bien, la alternativa de realizar un proceso de contratación pública para adquirir un nuevo sistema.

Recomendación de no actualizar

Tras el análisis que hizo la Auditoría Interna sobre la posibilidad de actualizar el Sistema Automatizado de Gestión de Auditoría denominado "Audinet", la recomendación a la administración es no proceder con ello.

Dice el órgano contralor interno:

Dicha aplicación no es funcional para este órgano asesor; está obsoleta prácticamente desde su adquisición; evidencia gran cantidad de errores de programación, así como excepciones no controladas y deficiencias en su funcionamiento; se encuentra desarrollada en una infraestructura cliente/servidor que imposibilita su uso remoto y no se adapta a nuevas metodologías de trabajo; presenta problemas relacionados con la seguridad de la información por cuanto almacena datos en formato plano no cifrado; constituye un software propietario, por lo que sujeta a la Asamblea Legislativa a un proveedor único (dueño del programa) y limita cualquier ajuste requerido en su programación; nunca se puso en operación; y se encuentra en estado de desuso.

Según el informe de Fernández, ellos se reunieron con el representante legal de la empresa a la que se compró el sistema Audinet, para ver la posibilidad de una actualización a la versión que actualmente se encuentra vigente.

Producto de esta gestión se recibió de esa empresa, en diciembre de 2022, una propuesta con los costos asociados a la actualización del sistema.

La oferta contempló un total de 12 licencias, para lo cual se requeriría una inversión de ¢25 millones.

Luego, la Auditoría Interna solicitó la colaboración del Departamento de Tecnologías de Información del Congreso, con el fin de determinar la factibilidad técnica de habilitar la versión actualizada del sistema Audinet.

Ese departamento indicó que técnicamente no es posible la recuperación del software Audinet, a pesar de que se encontraron varios dispositivos de respaldo con información relevante (instaladores y manuales); ya que en las pruebas de lectura de los discos el resultado de validación en la mayoría no fue legible.

Concluye esa dependencia técnica señalando que ese departamento no cuenta con los elementos y el recurso humano necesarios para la puesta en marcha de esta herramienta.

Agrega el informe:

"Así las cosas, no resulta factible, desde una perspectiva técnica y de costo beneficio, retomar la habilitación del sistema Audinet, siendo que, dicho software no es funcional para la Auditoría Interna, presenta una serie de debilidades significativas; no se encuentra instalado en los servidores institucionales y no es posible recuperarlo a partir de los instaladores disponibles en la institución sin la intervención de la empresa dueña del sistema, lo que implicaría costos adicionales"

Justificación de inversión

La sub auditora del Congreso recuerda en la justificación para la compra de un nuevo informe, como la labor de las auditorías internas contribuye de forma independiente, objetiva y asesora, al logro de los objetivos institucionales mediante la práctica de un enfoque sistemático y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de dirección, la administración del riesgo y el control, conforme al bloque de legalidad.

Enfatiza los aportes señalando:

"De ahí la importancia de robustecer la gestión de estos órganos fiscalizadores e incrementar su eficiencia para apoyar a la Administración Activa en el alcance de los objetivos institucionales, por lo cual, tomando en consideración la evolución tecnológica, se hace necesario dotarlos de una herramienta automatizada confiable, ágil, moderna y segura, que se adapte a sus necesidades y facilite, de manera integrada, entre otras funciones, la evaluación sistemática de los procesos sustantivos de las organizaciones"

El informe hace recuento de tres sistemas hoy disponibles en el mercado: Argos, GPAX o TeamMate.

Luego, la Auditoría Interna hace un estudio proyectado sobre los costos que tendría adquirir cada uno de los tres sistemas, incluyendo el pago de su implementación, licencias, y soporte a 5 años.

Donde el escenario más costoso significaría una inversión de poco más de ¢175 millones y la menor de poco más de ¢46 millones.

Recomienda la auditoría:

"En virtud de lo anterior y tomando en cuenta que actualmente en el mercado existen varios sistemas comerciales que podrían cumplir con los requerimientos de esta unidad auditora y adaptarse a las necesidades y características institucionales, la Auditoría Interna considera oportuno solicitar al Directorio Legislativo valorar la posibilidad de autorizar a este Órgano de Control Interno, incluir dentro del proyecto de inversión tecnológica para el año 2025, la adquisición de un Sistema de Gestión de Auditoría, la cual se tramitaría mediante el proceso de contratación pública aplicable y al amparo del marco legal vigente".

El acuerdo del Directorio Legislativo (que es la máxima autoridad administrativa del Congreso) según la sesión del pasado 13 de diciembre del 2023, fue dar de baja el sistema Audinet y evaluar "en su momento" la oportunidad y viabilidad presupuestaria para adquirir un nuevo sistema.