Informe alerta por riesgo de pérdida de documentos en Conavi
Análisis fue publicado el 24 de mayo de 2024
La Auditoría Interna del Consejo Nacional de Vialidad (Conavi) advirtió sobre problemas en prácticas para custodiar información electrónica vital para el desarrollo de la institución y que podría convertirse en un riesgo en caso de que la misma se pierda.
El hallazgo se encontró mediante el informe de Auditoría sobre Expediente Único Digital para el periodo 2022-2023 elaborado por el órgano auditor de la institución adscrita al Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT).
De acuerdo con el documento, el Plan Operativo Institucional no se contemplaron actividades específicas vinculadas con la custodia, la conformación y la compilación de los documentos digitales para conformar un Expediente Único Digital.
El documento detalla que a lo interno existe una "conservación inadecuada de los documentos digitales", lo cual se volvió relevante en momentos cuando se están suscitando cambios de orden tecnológicos.
"Podría significar un riesgo de pérdida de información, invalidez de firmas digitales, entre otros, al no contar con una herramienta informática que contribuya al cumplimiento de la normativa técnica vigente.
"Además, de las dificultades que representa esta condición para el acceso de los usuarios internos y externos a la información", se lee en el informe elaborado por Reynaldo Vargas, auditor institucional.
Sin delimitaciones
El escrito detalló que la información de Conavi se está manejando de forma global sin que represente una delimitación acerca de los riesgos específicos para las actividades de organización, almacenamiento y custodia para conformar los expedientes digitales.
Detalló el documento que existen unidades al Archivo Institucional que experimentan un posible consecuente atraso o falta de ejecución de las actividades para garantizar la seguridad de dichos dispositivos electrónicos producto de la inobservancia de la normativa.
La Auditoría Interna del órgano adscrito del Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT) detalló que "no se tiene evidencia que las Unidades hayan enviado expedientes al Archivo Institucional", lo cual "podría representar un riesgo en relación con la adecuada conservación de la información electrónica".
"Ante la carencia de la conformación de un Expediente Único digital, no se logra demostrar que exista a nivel Institucional, un conocimiento uniforme sobre la normativa y los lineamientos que se deben acatar en relación con la organización, conservación y custodia de la documentación electrónica y la conformación de un Expediente Único digital", señaló la Auditoría de Conavi.
El auditor de Conavi informó a la institución que no se vislumbran acciones específicas por parte de Archivo Institucional para la revisión y evaluación de las acciones realizadas por las Unidades de Conavi para verificar el cumplimiento de la normativa técnica aplicable.
En cuanto a los procedimientos en cuestión, no se actualizaron para el caso específico a expedientes unificados digitales que regulen lo relativo a la validez de las firmas y seguridad para los permisos y consultas.
"Podría representar un riesgo sobre la conservación y ocasionar pérdida de la información prioritaria e histórica de la institución", puntualizó el informe de Conavi.
Resultados
Sobre los procedimientos para documentos electrónicos, se entrevistó a la Jefatura de la Unidad de Archivo Institucional, en la cual se determinó que la Unidad estaba a la espera de que transcurrieran 5 años para recibir documentación digital para su custodia.
La Auditoría citó que, aunque el plazo fue establecido para la transferencia y custodia de documentación física durante el desarrollo del estudio, no se evidenció ningún sustento técnico que demostrara la aplicación de la documentación.
"De la revisión de los procedimientos que se encuentran vigentes para el Archivo Institucional, no se evidenció que se haya elaborado alguno específicamente para los expedientes electrónicos.
Al realizar la consulta a la Jefatura del Archivo Institucional, manifestó la limitación de personal para realizar las funciones y actividades a esa dependencia. Sin embargo, mencionó la actualización de 2 procedimientos y formularios, siendo estos para la documentación que ingresa por Ventanilla Única", precisó.
Detalló que existe una elaboración de documentos para una política estratégica de Gestión Documental sin aportar pruebas correspondientes.
Crhoy.com realizó la consulta a la Oficina de Comunicación del Conavi, la cual se encuentra en proceso de trámite.
