Factura electrónica es obligatoria y así es como funciona

El uso de la factura electrónica es ya una obligación cuya implementación se irá extendiendo de manera progresiva en la población costarricense. Desde ayer comenzó a regir esta disposición de las autoridades de Hacienda.

¿En qué consiste? Se trata de un documento digital que se genera a partir de la venta de un bien o servicio y que registra los datos de la transacción, ya sea en moneda nacional o extranjera -eso sí- con la información en español.

Según lo explicó German Morales, Socio de Impuestos de Deloitte existen tres maneras de facturar en el país. La primera es a través de un documento elaborado en las imprentas, con las especificaciones que piden las autoridades tributarias. La segunda forma es mediante el sistema post que se confecciona con un sistema computarizado similar a los tiquetes de caja de un supermercado; y la tercera es mediante el nuevo sistema electrónico que -a diferencia de los demás- no se imprime.

“Todos los sistemas son voluntarios, pero Hacienda quiere que el electrónico comience a ser obligatorio, lo que hace que se deban adecuar todos los sistemas de cómputo. Las autoridades trabajan con Espeh en un sistema que funciona similar al registro de una transacción con tarjeta de crédito o débito: una vez emitida la factura la información viaja al servidor de Tributación que la da por recibida y la valida oficialmente”, dijo Morales.

Cabe destacar que en el país existen varias empresas debidamente registradas en Tributación y que brindan el servicio de facturero electrónico, las cuales cuentan con la tecnología para certificar la información ante las autoridades.

Según se informó, la progresividad del sistema arranca con el grupo de grandes contribuyentes y se estima que finales de este año comience a dar paso a grandes empresas territoriales.

Para el especialista, el mecanismo es una buena herramienta regulatoria que permitirá la reducción de costos, mejora la eficiencia tributaria fortaleciendo los controles cruzados y la investigación, porque con la información generada las autoridades podrán conocer qué se vendió, cuánto se facturó, así como la recaudación tanto en ventas como en renta.

Sobre los beneficios en la utilización de la factura electrónica, se encuentra la eliminación de espacios de almacenamiento, evita que la información se pierda con el paso del tiempo al borrarse del papel, se reducen costos de procesamiento informativo y administrativo, es más barato, y se gana tiempo al ser más ágil.

Las facturas electrónicas deben guardarse por un periodo de cinco años conforme a lo que establece el Código de Notas y Procedimientos Tributarios. Además, sobre la firma digital que lleva, solamente se permite incorporar una correspondiente a alguno de los representantes legales de la sociedad y acreditados en el Registro Único Tributario.

La misma contiene información del emisor y del receptor, como el nombre de la persona física o jurídica, número de la cédula, dirección, correo electrónico y de teléfono así como lo correspondiente al bien o servicio adquirido.

Sobre qué sucede cuando un contribuyente obligado a utilizar el sistema no cumple con las disposiciones hacendarias, se expone a una sanción del 2% de los intereses brutos o también, según sea el caso por cada error en la información brindada se le cobrará un 1%.