Evite multas: Actualice la información de su sociedad antes del 30 de abril

El próximo 30 de abril vence el plazo para que los dueños o representantes legales de sociedades jurídicas presenten la declaración del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF) y, en el caso específico de las sociedades inactivas, el Formulario D-195 ante el Ministerio de Hacienda, el cual constituye una declaración informativa sobre su situación patrimonial y estructura.

Los propietarios deben considerar que, debido a la celebración de la Semana Santa, hay menos tiempo hábil para realizar algunos cambios o ajustes necesarios para completar ambas declaraciones.

Aunque el trámite puede parecer sencillo, María del Pilar Ugalde Herrera, subdirectora de la Contaduría Pública de la Universidad Hispanoamericana (UH), advierte sobre aspectos clave que no deben pasarse por alto, con el fin de evitar sanciones y complicaciones legales.

"A las personas jurídicas que completaron este trámite en octubre de 2024, la ley no las exime de presentar el formulario del Registro de Transparencia y Beneficiarios. La norma indica que el plazo vence el próximo 30 de abril. En el caso de las personas que no poseen firma digital, deben acudir al abogado para que les otorgue un poder que permita al contador realizar el trámite. Desde el año pasado, cada poder es válido solo para una presentación única, lo que puede generar costos adicionales si existen pendientes de años anteriores", explicó.

En el caso de traspasos de acciones, la ley establece que, en el momento en que se realiza el movimiento legal, debe ingresarse de inmediato al Registro de Beneficiarios Finales y efectuar el cambio. Si el movimiento se da dentro del periodo actual, no hay problema. Pero si, por ejemplo, el traspaso se hará en mayo de 2025, debe programarse una sesión extraordinaria.

Además, las sociedades inactivas deben presentar el Formulario D-195, que constituye una declaración informativa y no equivale a una declaración de impuestos. La información consignada debe coincidir con la registrada en el RTBF.

Se recomienda revisar detalladamente cada uno de los datos sobre el capital y los responsables de la sociedad. La no presentación de este formulario puede conllevar sanciones que van desde ¢1.350.000 hasta montos superiores a ¢10 millones, dependiendo del tiempo de incumplimiento y la reincidencia.

¿Qué sucede en el caso de las sociedades inactivas en proceso de disolución?

Según Ugalde, estas sociedades continúan en estado activo y, por tanto, están obligadas a cumplir con esta disposición legal. La información que se presenta en 2025 corresponde al periodo fiscal 2024. Por tanto, aunque una sociedad se disuelva hoy, debe cumplir con las declaraciones del año anterior.

"Incluso cuando están en proceso de disolución, deben estar al día con esos formularios y con el impuesto a las sociedades, así como con el timbre de educación. Siempre tendrán que presentarlos. La disolución solo se reconoce una vez que esté inscrita y tramitada en ambas instancias", comentó.

En aquellas sociedades que posean activos cuyo avalúo se realizó hace varios años, aunque no es un requisito para estas declaraciones, se recomienda actualizar la información con el perito y el abogado. Esta actualización debe efectuarse cada cuatro años ante las autoridades municipales.

Se recuerda a los dueños de sociedades jurídicas tener especial cuidado si no reportan cambios y señalan en el formulario que no hay novedades.

"Recuerde que esta información está triangulada. Si usted indica que todo se mantiene igual, pero en el registro figura lo contrario, le harán una prevención: le pedirán que revise, corrija y actualice, y le enviarán las notificaciones correspondientes para que atienda el caso", agregó.

Otras recomendaciones:

• Revise si su sociedad está clasificada como activa o inactiva.
• Confirme si ha habido cambios en la estructura accionaria, en los activos o en la representación legal.
• Verifique que tanto el RTBF como el Formulario D-195 reflejen la misma información.
• Gestione su firma digital o acuda con tiempo a su contador o abogado.
• No espere a los últimos días de abril para presentar la declaración.