CCSS puso en marcha nuevo software sin cumplir etapa clave del proyecto
La Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) activó el nuevo sistema de gestión empresarial ERP-SAP sin haber completado etapas críticas del proyecto que eran esenciales para garantizar una implementación segura, estable y controlada.
Así lo evidenció un informe de la Auditoría Interna con fecha del 11 de junio de 2025, es decir, 9 días después de que el sistema salió en vivo.
Según el documento, los principales hitos definidos para la salida en vivo del sistema no fueron cumplidos en los plazos establecidos, pese a que estaban contemplados en la hoja de ruta oficial, actas de compromisos gerenciales y elementos clave para el despliegue progresivo del ERP.
La Auditoría identificó hitos críticos que debieron haberse finalizado antes del llamado "Go Live", entre los que destacan los siguientes:
- Prueba y certificación del 100% de las interfaces (debía completarse tres semanas antes).
- Preparación y migración de datos (dos semanas antes).
- Carga y certificación de los datos (una semana antes).
- Normativa.
- Validación de la infraestructura técnica, incluyendo la disponibilidad de servidores, redes y hardware adecuados, así como la asignación formal de 12.002 licencias.
- Estrategia de retiro del sistema anterior.
- Aprobación y pruebas por parte de los “dueños del negocio” de las configuraciones nuevas.
- Participación de las gerencias institucionales en las pruebas funcionales.
- Aprobación de la estrategia de traslado de infraestructura tecnológica.
- Capacitación.
El informe advirtió que la omisión de estas fases críticas pone en riesgo la estabilidad del sistema y eleva la posibilidad de errores en la calidad de la información financiera. También podría afectar la continuidad de procesos operativos esenciales como abastecimiento, servicios de farmacia y pagos institucionales.
“Expone a la organización a pérdidas económicas, reputacionales y de cumplimiento normativo”, concluyó la Auditoría.
Advertencias previas fueron ignoradas
El informe señaló que las alertas sobre la importancia de completar estos hitos ya habían sido planteadas por la Auditoría Interna y la firma PwC en varias sesiones de Junta Directiva (N° 9492, 9496, 9505 y 9524). Pese a ello, el ERP-SAP fue activado sin que las unidades técnicas ni la Dirección del Plan de Innovación completaran de forma satisfactoria los requerimientos.
La Auditoría reiteró su preocupación ante esta decisión, ya que compromete la calidad, confiabilidad y continuidad operativa del nuevo sistema informático, que debía sustituir procesos clave en la gestión institucional.
La falta de finalización de estas etapas fue verificada por la Auditoría mediante visitas de campo, entrevistas con la Dirección del Plan de Innovación, la Gerencia Financiera y la Gerencia Logística, así como con la firma de acompañamiento PwC. Además, se aplicó un instrumento de verificación en hospitales, centros de producción, áreas de salud y sucursales.
Otros hallazgos del informe
Con la salida en vivo del nuevo sistema informático SAP-ERP, se materializaron riesgos que ya habían sido advertidos.
Lo hallado por el órgano auditor en 27 unidades del sistema de salud fue preocupante:
Un colapso operativo, financiero y tecnológico que pone en riesgo la continuidad de los servicios donde se identifican desabastecimientos de medicamentos, atrasos en la entrega de insumos médicos y más de 1.500 facturas pendientes por más de $22 millones de dólares. Además, se presentaron retrasos en pagos a funcionarios y a terceros, inconsistencias en el sistema financiero ERP y una preocupante dependencia de procesos manuales en áreas clave, como farmacia, mantenimiento y activos lo que incrementa la vulnerabilidad del sistema de control interno exponiendo a la Institución a riesgos operativos, financieros, legales y reputacionales.
También se reportó afectación en el pago de servicios públicos, como en el Área de Salud de Nicoya, y atraso en el pago de viáticos a los funcionarios por más de una semana, lo que pone en riesgo la distribución de medicamentos del almacén a los centros médicos. Otras afectaciones se dieron en el pago de incapacidades a la población, gastos fúnebres y pasajes.
En el Hospital Escalante Pradilla, en Pérez Zeledón, y en el Hospital México, las solicitudes de medicamentos al almacén se realizaron manualmente, con inventarios incompletos y sin capacidad de despacho.
Además, en el Hospital Dr. Maximiliano Peralta Jiménez se dieron inconsistencias en los pedidos de medicamentos, desabastecimiento de insumos esenciales y procesos manuales en las farmacias por falta de integración con el ERP. “Estas situaciones ponen en riesgo la vida de los pacientes al retrasar o impedir el acceso a tratamientos críticos”, manifestó Sánchez.
