Auditoría detectó deficiencias en la capacitación para el uso del ERP en la CCSS antes de su implementación
Informe interno advirtió desde 2024 que la falta de una estrategia clara de capacitación, instructores no calificados y ausencia de reportes ejecutivos podían comprometer el éxito del proyecto
No obstante, su implementación ha estado marcada por problemas como atrasos en pagos e incapacidades.
A esto se suma un informe de la Auditoría Interna de la institución que advirtió, desde setiembre de 2024, serias deficiencias en el proceso de capacitación previo a la puesta en funcionamiento del sistema.
El documento señala que la capacitación —señalada desde el cartel de licitación como “el factor más relevante para el éxito del proyecto y su posterior sostenimiento”— no contaba con una estrategia ni un plan definido para replicar los conocimientos entre los aproximadamente 11 mil usuarios.
Según el informe, la Auditoría detectó riesgos relacionados con posibles desviaciones respecto a la estrategia, el plan de capacitaciones y la transferencia de conocimientos para operar el sistema ERP.
Dichas falencias podrían “afectar otros elementos como las fechas de entrega o el rendimiento general del sistema, así como el impacto del proyecto esperado a nivel institucional”.
Entre las observaciones más relevantes hechas por la Auditoría están:
- Estrategia y plan para réplica de capacitaciones sin definir (11 mil usuarios).
- Posibilidad de que capacitadores no posean las características o habilidades necesarias para el proceso de réplica.
- Probabilidad de que existan cambios en la configuración del ERP y que podrían afectar la operatividad del sistema tras su implementación.
- Ausencia de informes ejecutivos ante la administración mostrando los resultados de la actividad de capacitación para la toma de decisiones.
Además, el informe detalla que, “de conformidad con lo descrito por el Plan de Innovación, existe la posibilidad de que algunos funcionarios seleccionados por las unidades institucionales para ser capacitadores (usuarios claves) no posean las características o habilidades necesarias, lo que podría comprometer la calidad de la capacitación y la correcta replicación del conocimiento”.
La Auditoría advirtió que estas debilidades podrían haber impactado negativamente la operación del ERP, un sistema esencial para procesos administrativos clave dentro de la institución.
Incidentes en la salida en vivo
La CCSS enfrentó diversos retos con la salida en vivo de su nuevo sistema informático de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), según se detalló en un informe presentado ante la Junta Directiva de la institución.
Se resaltaron problemas con la asignación de claves a los usuarios del sistema. Además, se reportó la duplicación de datos durante el proceso de carga de información relacionada con las farmacias en 55 centros médicos. Las autoridades indicaron que actualmente se analizan soluciones para corregir esta situación.
Otro de los puntos críticos fue la migración de datos desde los sistemas anteriores al nuevo ERP contratado a la empresa SAP, proceso que presentó varios incidentes técnicos.
También se mencionó que, al momento de la activación del sistema, hubo problemas en la interfaz con el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP). No obstante, se señaló que estas dificultades fueron atendidas oportunamente y que en la actualidad no existe ninguna afectación en dicha integración.
Finalmente, se reconocieron complicaciones relacionadas con el pago de incapacidades y licencias.
Hector Rubén, director del Plan de Innovación de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), indicó que el diseño del proyecto de contratación del sistema informático arrancó en 2016. Luego, en 2018 se avanzó con la etapa de contratación y en noviembre de 2020 inició la etapa de implementación.
En esta última etapa se definió que el sistema debía estar implementado para enero de 2023, pero la Junta Directiva de la CCSS decidió ampliar la hoja de ruta hasta el 2025, ya que un informe de la Gerencia Financiera alertó de atrasos.
Por otro lado, Rubén detalló que el presupuesto para este proyecto es de ¢27 mil millones. Al 31 de mayo, la CCSS ha invertido en el sistema aproximadamente ¢22.400 millones.
La contratación consistía de 42 entregables, de los cuales 3 aún están en curso: primer cierre contable, estabilización y soporte post implementación.
