Asamblea gastó ¢17 millones en un software que nunca funcionó

(CRHoy.com) La Asamblea Legislativa compró un software para el área de Auditoría en el año 2006 que tuvo un costo inicial de ¢12.8 millones, que nunca "se puso en operación, no es funcional y se encuentra desactualizado prácticamente desde su adquisición".

La información se consigna en el informe de Auditoría Interna AL-AUIN-DSP-0004-2022, con fecha del 22 de septiembre del 2022, donde se hace un recuento de la adquisición de este software y los gastos en recursos públicos en que se incurrieron.

En el 2006 se dispuso de un software propietario para la gestión de auditoría denominado Audinet, cuya función consistiría en automatizar y agilizar los procedimientos técnicos de trabajo y la supervisión de distintas tareas asociadas con el desarrollo del proceso de auditoría.

"No obstante, dicho sistema presentaba debilidades y limitaciones importantes", resalta el informe.

Para intentar solucionar los problemas en aquel momento se requirió de la dedicación, casi a tiempo completo, de personal profesional del área técnica de esta unidad y del Departamento de Tecnologías de Información, para adaptar el sistema a las necesidades de la institución.

Adicionalmente, se requirió de tiempo para capacitar el personal en su uso, con el propósito de alcanzar la implementación satisfactoria, así como diversas inversiones a fin de dejar funcionando el aplicativo.

Pese a ello, el software Audinet nunca se puso en operación, no es funcional y se encuentra desactualizado prácticamente desde su adquisición

Antecedentes

Según el informe, las gestiones para la compra del software iniciaron desde el año 2002, incluyéndose los recursos económicos en el presupuesto informático institucional de los años 2004 y 2005, siendo el Auditor Interno en ese momento, Edgardo Moreira González.

Con el nombramiento de un nuevo Auditor Interno, el señor Carlos Guillermo Mora Mora, continuaron las gestiones para dotar a la Auditoría Interna del software necesario para agilizar sus procesos y mejorar la oportunidad en la gestión.

Lo cual se concretó en diciembre de 2006 con la adquisición del sistema Audinet por parte de la Asamblea Legislativa, producto del proceso de Licitación Restringida N°2006LR-000006-01, que resultó con la adjudicación de la empresa Alfa Group, según consta en el artículo 10 de la sesión ordinaria N°35-2006 del Directorio Legislativo, celebrada el 13 de diciembre de 2006.

El monto de la contratación de Audinet ascendió en aquel momento a ¢ 12.800.000 e incluía 12 licencias del sistema, 40 horas de soporte técnico, capacitación de 20 horas para los usuarios finales y de 4 horas para la parte técnica, así como un tiempo de entrega de 20 días naturales a partir de la comunicación que emitiera el Departamento de Proveeduría para que se retirara la orden de compra y el contrato refrendado.

La oferta consideraba la implementación y puesta en marcha del sistema y una garantía de 25 meses sobre la operatividad del producto a partir de su aceptación, incluyendo el mantenimiento preventivo y correctivo por el plazo.

Se evidenció que casi dos años después de adquirida la herramienta no se había puesto en funcionamiento en la Auditoría Interna; además, persistían asuntos pendientes de resolver, relacionados con debilidades en la calidad y seguridad del producto y problemas de compatibilidad con la plataforma tecnológica institucional

Dado los problemas, se dieron acciones de coordinación entre el personal de la Asamblea Legislativa y la empresa Alfa Group para solucionar los inconvenientes y lograr su puesta en producción, lo que llevó a la contratista a extender el plazo de la garantía del producto en dos ocasiones, siendo la última fecha acordada para el 26 de noviembre de 2009.

Las limitaciones del sistema Audinet eran de conocimiento del señor Auditor Interno, Carlos Guillermo Mora Mora, explica el informe, que en correo electrónico del 29 setiembre de 2009, dirigido al representante legal de Alfa Group, hizo referencia a los problemas y errores que tenía la aplicación y las demoras que, en oportunidades, se presentaban en su solución por parte de la empresa.

En esa comunicación se planteó la necesidad de desarrollar un plan de trabajo para atender los problemas pendientes de solución, extendiéndose el proceso de afinamiento y ajuste del software Audinet a las necesidades de la Asamblea Legislativa hasta mayo de 2010.

La Auditoría Interna gestionó la incorporación de nuevos recursos en los presupuestos de los años 2008 a 2013, a fin de adquirir horas de servicio de soporte técnico con Alfa Group, para disponer de apoyo sobre aspectos funcionales de la herramienta, considerando que esa empresa era la única autorizada para efectuar actualizaciones o mantenimientos al sistema, en razón de la propiedad exclusiva de su código fuente.

Más recursos invertidos

El informe revela sin embargo que la mayor parte de las horas de soporte técnico contratadas para el sistema Audinet, se habrían utilizado para introducir cambios o mejoras en el aplicativo o para atender labores que ya debían estar implementadas, con lo cual se habría desviado el fin del presupuesto asignado al soporte técnico.

En 2010, el entonces auditor interno informó al Directorio Legislativo que el sistema estaba listo para funcionar (cuatro años después de su implementación).

"No obstante, según se determinó, en la práctica no se adoptó su uso, por cuanto ningún proyecto de Auditoría se ejecutó en el Audinet", detalla el informe

Incluso se indica que con motivo de una actualización sobre la plataforma de bases de datos que utilizaba la herramienta Audinet, después de que se indicó que se iniciaría el uso del sistema se realizó un nuevo negociado con la empresa adjudica, esta vez mediante la Contratación Directa N° 2012CD-164-01 para un monto total de ¢1,509,930, emprendiendo una vez más los trabajos en la Auditoría Interna para verificar el funcionamiento del software.

En 2014 (siete años después de su compra inicial) otro informe de la entonces Auditoría del Congreso indicaba que: "…se encuentra listo y disponible para ser utilizado en un ambiente de producción cuando el Auditor Interno estime conveniente…"

"El entonces Auditor Interno, Carlos Guillermo Mora Mora, por medio del oficio AI.035.2014 del 26 de marzo de 2014, remitió al Directorio Legislativo el precitado informe N° 04-2014, comunicando una vez más al jerarca institucional la satisfacción con la funcionalidad del sistema Audinet, sobre el cual señaló que '…este órgano auditor es del criterio que esta herramienta tecnológica apoyará significativamente las labores de fiscalización, valor agregado y eficiencia que internamente tiene como prioridad en su orientación'. Sin embargo, no se encontró evidencia de que los proyectos de Auditoría se ejecutaran por medio de esta herramienta", indica el informe.

Errores de programación

Luego en el 2020 se emitió un criterio técnico por parte del Área de Auditoría de Tecnologías de Información que mencionó lo siguiente sobre el software:

Presentaba diferentes problemas que impedían su puesta en producción, situaciones que incluso llevaron a la empresa Alfa Group a adoptar la decisión de extender el período de garantía originalmente ofrecido y a emitir varios "parches" que debían instalarse en los servidores institucionales.

Durante la ejecución de las últimas pruebas efectuadas sobre la herramienta en el año 2013, fue evidente la existencia de "excepciones no controladas", las cuales consisten en errores de programación que no fueron previstos por quienes desarrollaron el software.

Cuando se presentan generan un mensaje en la pantalla indicando el error en lenguaje técnico para que éste pueda corregirse, con el inconveniente de que se interrumpe la función que se está ejecutando y en algunos casos se cierra la aplicación sin que el usuario pueda intervenir.

Es relevante tomar en cuenta que, además de todo lo expuesto anteriormente, a la fecha no es posible el acceso al sistema Audinet, debido a que no está habilitado en los servidores institucionales. Tampoco es factible un nuevo negociado con Alfa Group para eventualmente rehabilitar el aplicativo y ponerlo en marcha, en virtud del cierre de operaciones de la empresa.

Como sugerencia la actual Auditoría Interna menciona propicio informar al jerarca el estado de desuso en que se encuentra el sistema Audinet y advertir sobre la necesidad de iniciar el debido proceso para dar de baja al aplicativo de los servidores y del inventario institucional; lo anterior sin perjuicio de las valoraciones que por su parte pueda realizar la Administración en cuanto a las posibles responsabilidades civiles que puedan caber a los involucrados, debido a los eventuales daños a la Hacienda Pública que pudieron haberse generado por la compra de un software que nunca se puso en operación.

"Como aspecto adicional, la Auditoría Interna estima propicio señalar al jerarca la conveniencia de que el señor Carlos Guillermo Mora Mora, actualmente asesor ad honorem de la Presidencia de la Asamblea Legislativa, se abstenga de conocer y asesorar sobre los asuntos concernientes a la Auditoría Interna, lo anterior en consideración de su ejercicio como jerarca de este órgano asesor durante los años en que se adquirió la herramienta Audinet y se efectuaron varias inversiones para lograr su puesta en producción, sin que se llegara a concretar el beneficio esperado, lo cual podría generar un eventual conflicto de interés, real o potencial, pese al tiempo transcurrido desde su retiro".