Al menos 6 veces advirtieron que sistema ERP-SAP de la CCSS estaba dando problemas
La Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) ha experimentado fallas en sus farmacias con el nuevo sistema informático ERP-SAP, pese a que entes técnicos lo alertaron previamente. Así lo demuestran informes de la Auditoría Interna.
En diciembre de 2024, la Dra. Ana Navarro, de la Dirección Desarrollo de Servicios de Salud, alertó a la Gerencia Médica y a la Dirección Plan de Innovación que realizaron pruebas de movimientos contables y no fueron exitosas. De hecho, de 24 registros, solo uno se realizó correctamente.
Poco más de 1 mes antes de la implementación, la misma Dirección comunicó los principales pendientes críticos para lograr integrar el sistema anteriormente utilizado por las farmacias con el ERP-SAP.
En esa ocasión se solicitó que debían ser resueltos antes del lanzamiento, así como coordinar pruebas para asegurar que los cambios no afectaran la trazabilidad, inventarios y continuidad del servicio.
Los pendientes destacados fueron:
- Falta de un catálogo actualizado de productos.
- Ausencia de pruebas conjuntas con la Dirección Financiero Contable.
- Necesidad de una demostración completa de los módulos SAP para farmacia.
- Conciliación de saldos entre sistemas y la actualización en tiempo real de movimientos.
A 10 días del estreno se realizaron nuevas alertas: discrepancias en lotes, inventarios no actualizados, falta de acceso a reportes financieros, deficiencias en la capacitación, y ausencia de normativa actualizada.
El 2 de junio de 2025, día que se estrenó el sistema, la Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos advirtió a la Gerencia Médica de múltiples riesgos extra, tales como:
- Problemas en la homologación del catálogo de productos.
- Falta de claridad en la migración de saldos iniciales.
- Ausencia de procesos definidos para conciliación contable.
- Deficiencias en la capacitación del personal.
- Inexistencia de un plan de contingencia validado.
Mientras la CCSS atravesaba su primer día con el ERP, no existían instrucciones formales para la conexión de la interfaz nueva con el sistema antiguo.
Se realizaron pruebas de traslado, despacho, devolución y ajustes de inventario en farmacias y se identificaron errores en lotes, inconsistencias contables, necesidad de automatización. Se enfatizó que se comprometía la trazabilidad, integridad de los datos y la continuidad de los servicios farmacéuticos.
El día después de la salida en vivo, la Dirección de Aprovisionamiento de Bienes y Servicios resaltó que existían más de 36 productos en riesgo de desabastecimiento y una "posible conducta omisiva por parte de la administración".
Fallas posteriores
La Auditoría confirmó afectación operativa en las farmacias de la CCSS a nivel nacional por falta de claridad en la migración de saldos, duplicidad en la carga de datos de 134 farmacias, entre otras problemáticas.
Además, 88 farmacias de la CCSS aseguraron tener problemas en la operación por cargas erróneas, de las que más de 60 alertaron de riesgo de desabastecimiento de medicamentos.
El 92% de las 88 indicaron que realizan procesos manuales de bodega y despacho, el 89% no tienen conocimiento de las existencias reales y el 86% no conoce el saldo de inventario actualizado.
Por otro lado, el 67% no disponía de trazabilidad de los medicamentos y manifestaron no conocer un plan de contingencias institucional para atender la situación. Además, el 65% ni siquiera está registrando información en el ERP, sistema por el que la CCSS pagó millones de dólares.
